Hur många gånger har du läst ett mejl och undrat: Vad vill människan egentligen att jag ska göra?
Eller lämnat ett möte där alla verkar ha hört samma sak – men ändå går därifrån med olika bild av vad som ska hända härnäst?
Otydlig kommunikation kostar tid. Någon behöver fråga igen, förklara igen, rätta, komplettera eller göra om.
Därför gillar jag krispig kommunikation.
Med det menar jag inte nödvändigtvis kort kommunikation. Jag menar kommunikation där mottagaren snabbt förstår vad som är viktigt, varför det är relevant och – när det behövs – vad nästa steg är.
För företag finns dessutom en annan vinst med att vara tydlig: när samma kärna återkommer konsekvent bygger kommunikationen också företagets position.
Vad är tydlig kommunikation?
Tydlig kommunikation gör det enkelt för mottagaren att förstå budskapet och agera på det. Det låter självklart, men ändå är det lätt att göra precis tvärtom.
Vi vill få med bakgrunden. Alla nyanser. Tre förbehåll. Företagets hela erbjudande. Lite fina ord om innovation och kvalitet. Och kanske den där detaljen som någon internt absolut ville ha med.
Resultatet kan bli korrekt – men inte särskilt användbart. Våra hjärnor orkar inte med all information, risken är att vi missar det viktigaste, vi ”ser inte skogen för alla träd”.
Krispig kommunikation kräver att man väljer.
Vad behöver mottagaren förstå?
Vad är viktigast? Vad kan jag faktiskt stryka? Frågan (och svaret) gäller ett mejl till en kollega lika mycket som en webbsida, ett pressmeddelande eller ett LinkedIn-inlägg.
Otydlig kommunikation skapar merarbete! Ett otydligt mejl genererar följdfrågor, en otydlig brief ökar risken för fel leverans, en webbplats som försöker berätta allt på en gång gör det svårare för besökaren att förstå vad företaget faktiskt erbjuder.
Ett pressmeddelande utan tydlig nyhetsvinkel kräver onödigt arbete – både av avsändaren och journalisten som försöker förstå om där finns något intressant (och hamnar därför ofta bums i den redaktionella papperskorgen).
En spretig LinkedIn-närvaro kan producera massor av innehåll utan att mottagaren blir särskilt mycket klokare på vad företaget står för (men, lite och/eller spretigt på Linkedin är bättre än inget, det vill jag vara tydlig med.)
Varje enskild oklarhet kan verka obetydlig. Men multiplicera den med alla mejl, möten, offerter, webbtexter, inlägg, presentationer och andra kontaktytor som en person eller ett företag har under ett år. Alltså: Tydlighet är inte kosmetika. Det är effektivitet.
Tydlig kommunikation börjar före själva texten
Som kommunikationskonsult arbetar jag förstås mycket med ord. Men många textproblem är egentligen inte textproblem, de börjar ett eller flera steg tidigare.
Om företaget inte riktigt vet vem man vill nå, vad man vill vara känd för eller vilket problem man löser för kunden blir det väldigt svårt att skriva sig ur det. Det är också därför positionering och kommunikation hänger så tätt ihop.
För företag som saknar egna kommunikationsresurser kan en extern kommunikationspartner hjälpa till att skapa den röda tråden, prioritera vad som behöver göras och hålla ihop kommunikationen över tid.
När riktningen är tydlig blir det enklare att välja budskap. Enklare att prioritera innehåll. Enklare att avgöra vilka kanaler som är relevanta. Och enklare för olika personer i organisationen att prata om företaget på ungefär samma sätt. För, om inte ens de anställda fattar vad företagets primära erbjudande är, hur ska då kunden kunna det?
Tydlighet bygger position – genom upprepning
Här finns en sak som företag ibland verkar vara lite rädda för: Att upprepa sig. (Jag upprepar: Att upprepa sig!)
”Det där har vi ju redan sagt.” Ja. Det har vi. Flera gånger. Men mottagaren har sannolikt inte läst allt vi publicerat. Och även om han eller hon eller hen har sett budskapet tidigare är upprepningen inte nödvändigtvis ett problem. Tvärtom.
”Jaha, hurdå?”
Jo. Om ett företag konsekvent kommunicerar kring samma kompetens, kundproblem och erbjudande blir bilden gradvis tydligare. Gradvis.
Det betyder inte att varje LinkedIn-inlägg ska säga samma sak, men den röda tråden ska gå att känna igen.
Ett kundcase kan visa den. En nyhet kan bekräfta den. Webbplatsen kan förklara den. Ett LinkedIn-inlägg kan vrida och vända på en del av den. PR kan ge den extern trovärdighet.
Ett exempel är Laray, som konsekvent bygger sin kommunikation kring rollen som systemleverantör inom avancerad ytbehandling. Olika nyheter, kunskapsartiklar, kundcase och medarbetarporträtt berättar olika saker – men stärker samma övergripande position.
Olika innehåll. Samma riktning. Den röda tråden som gradvis bygger en tydlig bild.
Det är så företagskommunikation kan gå från en samling aktiviteter till något som faktiskt stärker positionen.
Krispig kommunikation betyder också att våga välja bort
Det här är kanske den svåraste delen: För att bli tydlig behöver man ibland säga mindre.
Alla tjänster behöver inte stå i första stycket på startsidan. Alla argument behöver inte finnas i samma LinkedIn-inlägg. Alla målgrupper behöver inte adresseras samtidigt. Och varje företagsnyhet behöver definitivt inte bli ett pressmeddelande.
Fråga i stället:
Vem pratar vi med?
Vad behöver den personen förstå?
Vad vill vi att mottagaren ska minnas?
Vad ska hända sedan?
Kan man svara tydligt på de frågorna har man kommit långt.
Det är precis här, i ”alla målgrupper behöver inte adresseras samtidigt” som man behöver börja strukturera, göra en plan för månaden, kvartalet, året… så att man inte missar en målgrupp. Därför behöver bra kommunikation en projektledare, så att den röda tråden inte tappas.
Läs också: Därför behöver B2B-företag ett helhetsgrepp om kommunikationen
Kommunikation ska göra det enklare
För mig är detta kanske pudelns berömda kärna. Bra kommunikation ska inte göra enkla saker komplicerade. Den ska göra komplicerade saker lättare att förstå.
Den ska hjälpa en kund att välja. En kollega att agera. En journalist att upptäcka en nyhet. En potentiell (eller befintlig!) medarbetare att förstå företaget. Och, sist men inte minst, hjälpa marknaden (och Google!) att så småningom förknippa företaget med rätt saker.
Tydlig kommunikation sparar tid här och nu. Konsekvent, tydlig och krispig kommunikation bygger position över tid.
Det är ganska mycket effekt för något som ibland fortfarande betraktas som ett mjukt värde, fluff, eller nys.
Vill ni få en tydligare röd tråd i företagets kommunikation? Kontakta mig gärna, så pratar vi om vad som behöver bli tydligare – och vad ni kanske kan sluta göra.